Se synchroniser en amont des projets avant d’engager des moyens humains et financiers

Se synchroniser en amont des projets avant d’engager des moyens humains et financiers

Eva Marco

Le chef de projet est nommé et mandaté pour exécuter une activité ou atteindre un objectif (organiser un congrès des chefs de projets en France, fusionner deux entreprises d’un même secteur ou digitaliser la relation client d’un groupe bancaire).

Dans les organisations complexes et indépendamment de la taille de l’entreprise, si la demande peut être exprimée par un mandataire officiel (personne ou structure), il peut y avoir d’autres acteurs internes, de par leur fonction ou leur statut, susceptibles de déformer cette demande, de manière plus ou moins explicite et susceptibles de remettre en question la nature même du projet avant même que celui-ci ait démarré.

De ce fait, la demande comporte en elle-même les facteurs d’échec du projet.

Comment prévenir ce risque et donner toutes les chances au projet de démarrer dans de bonnes conditions ?

Les techniques de coaching peuvent apporter des éclairages intéressants à la phase amont du projet dans le but de clarifier la demande, la rendre explicite pour l’équipe projet et éviter ainsi d’engager des ressources prématurément.

Le coach, en posant le cadre (un temps, un espace) permet le travail de convergence des inclinations individuelles des différents décideurs du projet, il effectue un travail de synchronisation des visions.

C’est un travail de maturation collective qui permet de prendre du recul et de mettre en perspective la problématique telle qu’elle est perçue par les différents décideurs du projet. La synchronisation permet d’identifier un socle commun (représentations de ce qu’est ou devrait être le projet) et de se projeter collectivement. Le livrable de cet exercice est une demande claire et précise dans laquelle tous les décideurs se reconnaissent. Le coach est là pour accompagner le processus, c’est-à-dire le mouvement du groupe vers un intérêt commun. Si chaque décideur considère que le projet peut satisfaire une partie de ses besoins, il sera plus disposé à mettre au moins en partie ses inclinations personnelles au service du collectif.

Comment cette étape bien connue dans le processus classique de coaching (passer le contrat) peut s’intégrer dans le monde du projet ?

Vous avez rencontré ou vous rencontrez ces problématiques dans votre organisation ?

Même si le chef de projet est nommé et mandaté pour exécuter une activité ou atteindre un objectif, il est pertinent, qu’il se pose quelques questions préalables au projet : Qui est à l’origine de la demande ? Y a-t-il différents décideurs ? Pour chacun des décideurs, quelle est la problématique, l’objectif du projet ? Pourquoi ce projet ? A quels besoins ce projet répond-il ? A quoi, chaque décideur verra-t-il que le projet est un succès ? Que se passera-t-il, pour chaque décideur, si le projet atteint ou n’atteint pas son objectif ?

Si le chef de projet identifie plusieurs décideurs, il est pertinent, voire nécessaire, de prendre le temps de s’assurer de la convergence des objectifs, explicites ou implicites, poursuivis par ces derniers.

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